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Die Betriebskostenverordnung führt die Kosten für den Hauswart als eigene Position. Umlagefähig ist die Vergütung für die laufende Betreuung des Gebäudes. Ausdrücklich nicht umlagefähig sind die Anteile, die auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Verwaltung entfallen.
Das klingt einfach, scheitert in der Praxis aber fast immer am Vertrag. Wenn dort eine einzige Pauschale steht und die Leistungsbeschreibung Reparaturen einschließt, lässt sich der umlagefähige Anteil nachträglich nur schätzen. Und geschätzte Anteile halten einer Prüfung durch Mieter selten stand.
Das klingt einfach, scheitert in der Praxis aber fast immer am Vertrag. Wenn dort eine einzige Pauschale steht und die Leistungsbeschreibung Reparaturen einschließt, lässt sich der umlagefähige Anteil nachträglich nur schätzen. Und geschätzte Anteile halten einer Prüfung durch Mieter selten stand.
Die Trennung gehört in den Vertrag
Die saubere Lösung ist ein Vertrag mit zwei getrennten Positionen. Position eins ist die laufende Betreuung, also Reinigung, Pflege der Außenanlagen, Kontrollgänge, Bedienung technischer Anlagen, Müllplatzbetreuung. Diese Position ist umlagefähig.
Position zwei sind Instandhaltung und Reparaturen, abgerechnet nach Aufwand oder als eigene Pauschale. Diese Position trägt der Eigentümer.
Wenn der Anbieter auf einer Gesamtpauschale besteht, verlangen Sie zumindest eine prozentuale Aufteilung im Vertrag selbst, hergeleitet aus dem geschätzten Zeitanteil. Das ist deutlich belastbarer als eine Aufteilung, die erst in der Abrechnung auftaucht.
Position zwei sind Instandhaltung und Reparaturen, abgerechnet nach Aufwand oder als eigene Pauschale. Diese Position trägt der Eigentümer.
Wenn der Anbieter auf einer Gesamtpauschale besteht, verlangen Sie zumindest eine prozentuale Aufteilung im Vertrag selbst, hergeleitet aus dem geschätzten Zeitanteil. Das ist deutlich belastbarer als eine Aufteilung, die erst in der Abrechnung auftaucht.
Ihre Checkliste
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Vertrag trennt laufende Betreuung von Instandhaltung, mit eigenen Beträgen
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Leistungsverzeichnis benennt je Leistung, in welchen Block sie fällt
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Verwaltungstätigkeiten wie Wohnungsübergaben oder Mietinteressenten sind separat ausgewiesen
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Rechnung des Dienstleisters bildet dieselbe Trennung ab, nicht nur der Vertrag
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Im Mietvertrag ist die Umlage der Betriebskosten überhaupt vereinbart
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Verteilerschlüssel ist festgelegt und wird über die Jahre nicht gewechselt
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Belege sind für Mieter einsehbar, das ist im Zweifel einforderbar
von 7 Punkten abgehakt
Der häufigste Fehler
Der teuerste Fehler ist der Vertrag mit dem Satz "inklusive Kleinreparaturen bis 100 Euro". Er wirkt praktisch, macht aber die gesamte Pauschale angreifbar, weil Reparaturen nicht umlagefähig sind und der Anteil nicht bestimmbar ist. Wenn Sie Kleinreparaturen im selben Vertrag haben möchten, geben Sie ihnen eine eigene Zeile mit eigenem Betrag.
Der zweithäufigste Fehler ist die Doppelabrechnung. Wenn die Treppenhausreinigung sowohl im Hausmeistervertrag als auch als eigene Position "Gebäudereinigung" in der Abrechnung auftaucht, fällt das bei jeder genaueren Prüfung auf.
Der zweithäufigste Fehler ist die Doppelabrechnung. Wenn die Treppenhausreinigung sowohl im Hausmeistervertrag als auch als eigene Position "Gebäudereinigung" in der Abrechnung auftaucht, fällt das bei jeder genaueren Prüfung auf.
Häufige Fragen
- Die Kosten für Straßenreinigung und Winterdienst sind als eigene Betriebskostenposition umlagefähig. Wenn der Winterdienst im Hausmeistervertrag steckt, sollte er dort separat ausgewiesen sein, sonst wird die Zuordnung in der Abrechnung schwierig.
- Machen darf er das, aber diese Tätigkeit gehört zur Verwaltung und ist nicht umlagefähig. Sie muss deshalb im Vertrag und in der Rechnung getrennt erscheinen.
- In der WEG werden die Kosten nach dem vereinbarten Verteilerschlüssel auf die Eigentümer verteilt. Vermietende Eigentümer können daraus wiederum nur den umlagefähigen Anteil an ihre Mieter weitergeben, die Trennung ist also genauso nötig.
- Mieter können Einsicht in die Belege verlangen. Für Einwendungen gegen die Abrechnung gilt eine Frist, die mit dem Zugang der Abrechnung beginnt. Wer eine Abrechnung erstellt, sollte deshalb von Anfang an belegfähig arbeiten.
Dieser Text ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Im Zweifel und bei größeren Verträgen lohnt sich der Blick einer Fachanwältin oder eines Fachanwalts.
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